Fehlzeitenmanagement ist eine Maßnahme aus dem Personalbereich, um die Fehlzeitenquote der Angestellten zu überblicken, zu analysieren und diese bestmöglich zu reduzieren. Hierfür ist es wichtig, die Ursachen für die Fehlzeiten ausfindig zu machen, sie bestenfalls zu beseitigen und präventive Maßnahmen abzuleiten. Ein erfolgreiches Fehlzeitenmanagement beinhaltet darüber hinaus Fehlzeitengespräche, Rückkehrgespräche und eine erfolgreiche Wiedereingliederung.
Warum ist Fehlzeitenmanagement wichtig?
Häufiges Fehlen von Beschäftigten ist teuer für das Unternehmen. Laut Statistischem Bundesamt verliert die deutsche Volkswirtschaft 225 Milliarden Euro pro Jahr durch kranke Mitarbeiter:innen.
Wenn die Fehlzeitenquote steigt, hat dies außerdem Auswirkungen auf die Produktivität im Team: Es entstehen Wissenslücken und Kollegen und Kolleginnen müssen mehr Aufgaben übernehmen. Natürlich leiden auch die Arbeitsergebnisse unter häufigen Ausfällen.
Auf der anderen Seite können Fehlzeiten ein Signal dafür sein, dass etwas in Ihrem Unternehmen nicht gut läuft. Mögliche Faktoren können hohe Arbeitsbelastung, Konflikte mit Kollegen/Kolleginnen oder Vorgesetzten oder veraltete/ungünstige Strukturen innerhalb des Unternehmens sein.
Mit einem erfolgreichen Fehlzeitenmanagement können also optimalerweise Kosten gesenkt, Qualität gewährleistet und neue Strukturen eingeführt werden.
Was sind Ursachen für häufige Fehlzeiten?
Der Fehlzeiten-Report 2020 der AOK zeigt, dass Unzufriedenheit mit Führungskräften einer der häufigsten Gründe für Fehlzeiten ist. Die Unzufriedenheit zeigt sich in erster Linie in negativen Emotionen, wie z. B. Wut, Gereiztheit, Lustlosigkeit, Erschöpfung und Schlafstörungen.
Weitere Ursachen aus dem Report lassen sich in folgende Kategorien aufteilen:
- Betriebliche Gründe: Arbeitsplatz, Aufgaben, Klima im Unternehmen, Gehalt …
- Persönliche Faktoren: Qualifikation, Alter, Position …
- Umweltfaktoren: Jahreszeit, Krisen …
Wie sollten Sie bei Fehlzeiten reagieren?
1. Analysieren der Fehlzeiten
Um ein ganzheitliches Bild der Fehlzeitenquote zu bekommen, sollten Sie eine Fehlzeitenstatistik mit unterschiedlichen Kategorien führen. Zum Beispiel:
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
- Arbeitsunfall
- Dienstabbruch
- Sonderurlaub
- Weiterbildung
Mögliche Fragen, die bei der Analyse helfen können:
- Gibt es Gruppen, die besonders oft fehlen? Wie sieht die Verteilung auf jüngere/ältere Mitarbeiter:innen aus?
- Hat sich etwas an den Arbeitsbedingungen geändert?
- Gibt es strukturelle oder personelle Veränderungen?
- Gibt es einen Zusammenhang mit Jahreszeiten oder äußeren Veränderungen (Krisen)?
2. Prüfen der Arbeitsbedingungen
Die Gestaltung des Arbeitsplatzes hat großen Einfluss auf die Produktivität und das Wohlbefinden der Beschäftigten. Achten Sie auf eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, Raumbelüftung, Lichtverhältnisse und einen möglichst niedrigen Geräuschpegel. Zusätzlich gilt es auch die Softskills der Mitarbeiter:innen zu berücksichtigen. Wie gut gehen die Beschäftigten mit hoher Arbeitsbelastung um?
3. Arbeitszeitmodell – passt das noch?
Blicken Sie auf Ihr aktuelles Arbeitszeitmodell und die möglichen Veränderungen, die von außen an Sie herangetragen werden: flexible Arbeitszeiten, Work-Life-Balance, Homeoffice-Regelungen, um nur einige Beispiele anzuführen.
4. Gestaltungsfreiräume
Monotonie, Mikromanagement und enge Handlungsspielräume sind ein absoluter Motivations- und Produktionskiller. Versuchen Sie mehr inhaltliche Freiräume für Ihre Mitarbeiter:innen zu schaffen, lassen Sie sie proaktiv Ideen einbringen und involvieren Sie sie in Entwicklungsmaßnahmen.
5. Kommunikation ist alles!
Sprechen Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeiter:innen und/oder führen Sie Befragungen durch. Das lohnt sich nicht nur für Beschäftigte, die oft fehlen, sondern auch für diejenigen, die fast nie krank sind. Solche Gespräche geben Ihnen einen umfassenden Einblick, wie die Gemütslage momentan in einzelnen Abteilungen aussieht, was gerade nicht so gut läuft und wo Sie am besten ansetzen sollten, um die Mitarbeiter:innenzufriedenheit anzukurbeln.
6. Schulen Sie Ihre Führungskräfte
Wie Sie bereits erfahren haben, ist die Anzahl der Fehltage eng an die Zufriedenheit mit der Führungskraft geknüpft. Es ist deshalb besonders wichtig, vor allem jungen Team Leads das richtige Werkzeug zu geben. Interne und externe Schulungen sind sinnvoll, um eine einheitliche Führung in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.
Autorin: Michele Mucha, Gesundheitsmanagerin und AF-Coachin
Quellen:Fehlzeitenreport 2020 AOK, Statistisches Bundesamt, Haufe Akademie , Google Books – Strategien zur Vermeidung betrieblicher Fehlzeiten
