Eine gute Vorbereitung ist das A und O
Wir alle nehmen im Arbeitskontext regelmäßig an Meetings teil oder erhalten die Verantwortung, diese zu moderieren oder zu leiten. Ob ein Meeting erfolgreich verläuft, hängt maßgeblich damit zusammen, ob im Vorfeld eine angemessene Vorbereitung stattgefunden hat. Dazu gehört vor allem, dass Sie überlegen sollten, welche Ziele das Meeting hat. Hieraus resultiert die Frage, ob es sinnvoller ist, ein Meeting zu leiten oder zu moderieren.
Was bedeutet es, ein Meeting zu leiten?
Ist das Ziel eines Meetings vornehmlich der Austausch oder die Mitteilung von Beschlüssen oder Informationen, dann ist es angemessener, ein Meeting zu leiten. Beim Leiten eines Meetings sind Sie inhaltlich involviert oder engagiert, dazu ist fundiertes Fachwissen und eine hohe Kompetenz in den einzelnen Themen des Meetings nötig. Dabei teilen Sie Ihre eigenen Vorstellungen mit oder verkünden unveränderbare Bedingungen. Die Meinungen der Anwesenden spielen eine untergeordnete Rolle. Es soll weniger diskutiert oder ausgetauscht werden, da die Arbeitsziele und Regeln von Ihnen als Leitung vorgeben werden. Kreative Methoden oder Ideen der Teilnehmenden sind weniger von Interesse, vorrangig ist das Verkünden oder Durchsetzen der Interessen der Leitung.
Wie wird ein Meeting moderiert?
Die Rolle der moderierenden Person ist es, neutral zu sein und sich inhaltlich nicht zu beteiligen. Die Meinungen aller Beteiligten sollen gehört werden. Dabei soll die Moderation neutral sein, sodass allen dasselbe Recht eingeräumt wird, ihren Standpunkt darzulegen. Bei einer Moderation werden die Regeln des Zusammenarbeitens und die Ziele des Meetings gemeinsam mit allen Teilnehmenden erarbeitet. Sie als moderierende Person bündeln den Prozess zur Meinungsbildung der Gruppe, achten darauf, dass vorher festgelegte Regeln und Zeiten eingehalten werden und verhelfen gegebenenfalls zu gemeinsamen Entscheidungen. Sie dürfen eine Vielfalt von kreativen Methoden einsetzen, um so die Motivation der Beteiligten sowie die Identifikation mit den Zielen steigern zu können.
Wie sieht es in der Realität aus?
Der erste wichtige Schritt bei der Vorbereitung eines Meetings ist es, sich bewusst zu machen, dass das inhaltliche Engagement bei der Leitung eines Meetings und die neutrale Haltung bei der Moderation von Meetings zwei unterschiedliche Herangehensweisen sind.
In der Realität stellt es sich allerdings häufig so dar, dass sich diese beiden Herangehensweisen vermischen und es Abschnitte des Meetings gibt, in denen mal moderiert und mal geleitet wird. Wie eingangs erwähnt, ist es wichtig, sich im Vorfeld bewusst zu machen, welches Ziel das Meeting hat. So können Sie für sich eine Rollenklarheit erlangen. Besteht demnach der Auftrag, die Verantwortung für ein Meeting zu übernehmen, überlegen Sie, welche Rolle besser zu den vorher festgelegten Zielen des Meetings passt. Wenn Ihr Ziel ist, mehr Motivation Ihrer Teammitglieder zu erlangen und das Mitspracherecht aller Beteiligten zu stärken, ist die Moderation eines Meetings von Vorteil. Besteht kaum oder kein Bedarf an einem Mitspracherecht der Teilnehmenden, d.h. Entscheidungen wurden bereits getroffen, so ist das Leiten von Besprechungen angemessener.
Wenn Sie es nicht umgehen können, dass zwischen Moderation und Leitung gewechselt wird, ist es wichtig, diese Übergänge deutlich und klar zu formulieren. Ein Rollenwechsel wird für alle Beteiligten transparent dargestellt und eine Frustration der Teilnehmenden wird vermieden. Durch die klare Trennung der Rollen steigt die Chance, dass das Meeting einen erfolgreichen Abschluss mit zufriedenen Teilnehmenden findet.
